Hoe geef je een fuif?

In ons jeugdhuis worden regelmatig feestjes georganiseerd. Afhankelijk van de capaciteit van je locatie kunnen dit al snel heuse evenementen zijn met heel wat bezoekers. Het spreekt voor zich dat hier heel wat voorbereiding aan vooraf gaat. Gelukkig heb je in jeugdhuis Club 9 een team van vrijwilligers en beroepskrachten die je ondersteunen waar nodig. Wist je trouwens dat je dit weekend met ons meekan naar RADAR Under Construction? Daar heeft de organisatie voor een knaller van een naam gezorgd! Niemand minder dan de oprichter van I Love Techno en Fuse komt vertellen hoe je doeltreffend promo voert.

Zelf een fuif organiseren in Club 9

Het is dus niet overbodig even kort te schetsen hoe je nu juist van start gaat met de organisatie van een fuif.

Tip: Op de website van Fuifpunt vindt je een handige checklist!

Doorgaans onderscheiden we 3 belangrijke fases die van toepassing zijn bij de organisatie van een fuif:

  • de voorbereiding
  • de fuif zelf
  • de aftermath

De voorbereidingsfase neemt het meeste tijd in beslag. Tijdens de voorbereidingsfase behandel je in team de volgende thema's:

  • Taakverdeling: Wie doet wat?
  • Houden we de fuif privé of maken we ze openbaar?
  • Locatie: de beste locatie is jeugdhuis club 9 ;)
  • Geluid en licht
  • Promotie: kom er alles over te weten op RADAR Under Construction
  • Verzekeringen: welke verzekeringen zijn nodig?
  • Veiligheid en preventie: huren we security in?
  • Vergunningen: milieuvergunning etc.
  • Contracten: zorg ervoor dat alles op papier staat
  • Bestelling doorgeven aan de brouwer
  • Geldzaken: je wil toch geen verlies draaien?

Ook tijdens de fuif zelf heb je als organisator je handen vol:

  • Taakverdeling en afspraken met de medewerkers
  • Controleronde: staat alles op punt?
  • Logistiek: bonnetjes, toog, ...
  • Inrichting van de zaal of het terrein
  • Aandachtspunten rond veiligheid, verantwoordelijkheden en communicatie
  • Betalen en vergoeden van security, dj's, artiesten, ...

Na de fuif is het steeds nuttig volgende zaken uit te voeren en/of te bespreken:

  • Opkuis: nooit vergeten!
  • Materiaal opruimen
  • Promopanelen en wegwijzers ophalen
  • Facturen betalen
  • Afrekening
  • Evaluatie
  • Bedanking medewerkers

Tip: Geef je op regelmatige basis dezelfde fuif? Dan is het steeds nuttig een draaiboek bij te houden!

Downloads

Events door Kevin van der Straeten

Checklist Fuifpunt