Hoe communiceren over jouw event?

Organiseer je een event, dan wil je dat het slaagt. Met een weldoordacht communicatieplan verhoog je jouw slaagkansen. Zaterdag deelt Robbe van Eventsure zijn tips & tricks voor een optimale communicatie van je events. Deze workshop is helaas volzet! Maar met onderstaande bouwstenen kom je ook al een héél eind bij het opstellen van jouw communicatieplan.

Bepaal jouw doelgroepen

Naar wie communiceer je?
Eerst stel je je de vraag: wie wil ik met mijn communicatie bereiken? Welke verschillende doelgroepen spelen een rol in het event? Je onderscheidt zo bijvoorbeeld: bezoekers, sponsors, buren, overheden, vrijwilligers, artiesten, bezoekers, … Op welke doelgroep richt je de aandacht het meest? Waar bereik je deze mensen het best?

Bepaal jouw doelstellingen

Wat wil je bereiken?
Wat wil je met je communicatie bereiken bij deze doelgroepen? Wil je ze informeren? Of wil je ze eerder overtuigen? De doelstellingen bepaal je per doelgroep. Om deze doelstellingen te bepalen kan je gebruik maken van het SMART-principe. Het SMART-principe is een handig hulpmiddel om eenvoudig en eenduidig doelstellingen op te stellen en te controleren. SMART staat voor:

  • Specifiek - Is de doelstelling ondubbelzinning?
  • Meetbaar - Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt?
  • Acceptabel - Zijn deze doelen acceptabel voor de doelgroep en/of de organisatie?
  • Realistisch - Is het doel haalbaar?
  • Tijdsgebonden - Wanneer moet het doel bereikt zijn?

Bepaal jouw boodschap

Wat wil je communiceren?
Van zodra de doelgroepen en doelstellingen zijn bepaald, is het eenvoudiger om de boodschap daarop af te stemmen. Geef in een aantal steekwoorden aan welke informatie de doelgroep moet bereiken om de SMART-doelstellingen behalen. Dit doe je ook weer best per doelgroep.

Kanalen

Hoe wil je communiceren?
Als de doelstelling, doelgroep en boodschap duidelijk zijn, bepaal je per doelgroep welk medium of combinatie van media geschikt is om de boodschap over te brengen. Het gaat bijvoorbeeld om de keuze tussen of combinatie van sociale media, persberichten, nieuwsbrief, website, infosessies, folders,...

Planning

Wanneer wil je communiceren?
In welke volgorde zet je deze kanalen in? In welke volgorde bouw je de boodschap op? Welke frequentie gebruiken we per doelgroep?

Taakverdeling

Wie voert de communicatie uit?
Een event organiseer je nooit alleen. Duid onderling iemand aan die verantwoordelijk is voor de communicatie. Verdeel eventueel onderling nog de verschillende taken (social media, ontwerp affiche, …). Voorzie ook een backupplan: wie volgt de communicatie op in geval van afwezigheid?

Begroting

Hoe financier je de communicatie?
Een goed communicatieplan denkt ook efficiënt na over de budgettering. Welk budget maak je vrij voor communicatie, en hoe wordt de communicatie gevoerd binnen dat budget? Welke kosten verwacht je (advertentiekosten sociale media, drukwerk, …)?

Evaluatie

Hoe verloopt de communicatie?
In jouw communicatieplanning plan je best ook tussentijdse evaluaties in. Zo achterhaal je of de gevoerde acties het gewenste resultaat behalen. Waar nodig kan je zo nog enkele zaken bijsturen. Na je event evalueer je de communicatie. Werden de SMART-doelstellingen behaald? Welke acties zijn voor herhaling vatbaar? Hoe is het communicatielandschap veranderd? Op deze manier groeit het communicatieplan na ieder event.